Faktisk er det muligt at fakturere en vare, når man på varekortet har angivet et varenummer og under fanebladet fakturering har angivet Produktbogføringsgruppe, Momsprodbogf. gruppe og Varebogføringsgruppe. Men ud over det åbenlyse fordelagtige i at angive en varebeskrivelse er det også vigtigt fra starten at angive den korrekte Basisenhed.

Er der først oprettet tilgangs- eller afgangsposter på varen, er det ikke muligt at ændre basisenheden! Derfor vær opmærksom på at angive den rigtige enhed, når varen oprettes.

Vha. Look Up pilen på feltet Basisenhed kommer man ned i vinduet Vareenheder, hvor man igen vha. Look Up pilen i feltet Kode går ned i tabellen Enheder. Her har man oprettet alle sine enhedsangivelser på alle sine varer, og man vælger, hvilken basisenhed man vil angive den pågældende vare i. Når man trykker på OK, kommer man tilbage til vinduet Vareenheder, hvor man kan have flere enhedsangivelser med et indbyrdes forhold til hinanden. MEN Basisenheden skal ALTID angives til at have Antal pr. enhed til 1.

Basisenhed bliver automatisk overført til felterne Købs- og Salgsenheden på varekortet, men i de pågældende felter kan de selvfølgelig sættes til at være angivet i andre enheder end basisenheden.

Det er i vinduet Vareenheder på det enkelte varekort, forholdet mellem de enkelte enhedsangivelser sættes. Hvis Basisenheden er stk. og der købes ind i f.eks. kasser af 10 stk. sættes enhedsbetegnelsen Kasser til 10 i feltet Antal pr. enhed. På varekortet under fanebladet Genbestilling sættes feltet Købsenhed til at være Kasser. Værdien i feltet købsenhed nedarves til købslinierne. Når man på købslinien angiver antal og købspris, er det altså for enhedsangivelsen Kasser, men Navision kender forholdet mellem basisenheden 1 stk. og købsenheden og beregner automatisk det rigtige vareantal- og den rigtige værditilgang.

Under fanebladet fakturering er der en række felter, som man af hensyn til bl.a. beregning af kostpris og dækningsbidrag med fordel kan udfylde, når man opretter en ny vare.

Valget af kostmetode afgør, hvordan programmet beregner kostprisen. Hvis man vælger Standard som kostmetode, udfyldes feltet Kostpris automatisk med oplysningerne fra feltet Kostpris (standard).

For varer, der følger andre kostmetoder, baseres værdien på en beregning af lagerbeholdningen (fakturerede kostpriser og forventede kostpriser) divideret med varebeholdningen, og feltet kostpris bliver opdateret, når man udfører kørslen Reguler kostværdi - vareposter.

For en nyoprettet vare uden poster er det muligt at skrive i feltet kostpris. Det bør man udnytte og udfylde feltet med en evt. listepris eller endnu bedre købspris på første købsfaktura. Feltet bliver nemlig automatisk nedarvet til salgslinierne på en salgsordre/faktura og vil, hvis feltet ikke er udfyldt med en tilnærmet værdi være lig med 0.

De 2 felter IPO-bidrag og Indir. omkost.pct. giver mulighed for at lægge indirekte omkostninger på varen. IPO-bidrag angives som et beløb og lægges til købsprisen, mens Indir. omkost.pct. er en pct. sats, der beregnes af købsprisen.

Kostprisen vil efterfølgende blive opdateret med de indirekte omk. via kørslen Reguler kostværdi - vareposter.

Dette felt indeholder den sidste bogførte købspris på varen. og feltet bliver automatisk nedarvet til købslinierne på en købsordre/faktura. Også her vil det være hensigtsmæssigt, når man opretter en ny vare, at udfylde feltet med en listepris/købspris.

Feltet salgspris kan enten skrives direkte eller blive beregnet alt efter, hvilken metode man vælger i feltet avancepct. beregning.

Som standard er feltet avancepct. beregning sat til Avance=Salgspris-Kostpris, hvilket vil sige, at har man udfyldt felterne salgspris og kostpris beregnes det 3. felt avancepct. automatisk.

Vælger man i stedet avancepct. beregning til salgspris=Kostpris+Avance udfylder man feltet Avancepct. med en pct.sats og Salgsprisen vil herefter automatisk blive beregnet.

Feltet Salgspris bliver automatisk nedarvet til salgslinierne på en salgsordre/faktura, og bør på samme måde som feltet Sidste købspris udfyldes/beregnes for en nyoprettet vare.

For kort at summere op så bør man for en nyoprettet vare som minimum udfylde:
Varenummer, Produktbogføringsgruppe, Momsprodbogf. gruppe. og Varebogføringsgruppe. (Skal udfyldes) Derudover Varebeskrivelse, Basisenhed, Kostpris, Sidste købspris og Salgspris.